IT-Zoom, Veröffentlichung 17.03.2021

IT-Einkaufsprozesse vereinfachen, die interne IT-Abteilung entlasten sowie Kosten für Betreuung und Wartung signifikant reduzieren: Luxhaus, ein Hersteller von Architektenhäusern, vertraut dafür auf das My-Workplace-Mietmodell.

Luxhaus ist Anbieter für individuelle Architektenhäuser „made in Germany“. Mit Wurzeln in der Holzwirtschaft hat sich das Familienunternehmen in seiner über 90-jährigen Tradition von einem Sägewerk über eine Zimmerei zu einem Wohlfühlhaus-hersteller mit Rundum-Service entwickelt. Ein Konzept, das aufgeht: Rund 240 energieeffiziente Häuser fertigt man jährlich in den eigenen Werkshallen im fränkischen Georgensgmünd.

Grundvoraussetzung für die Planung und den Bau der individuellen Häuser ist eine einwandfreie IT-Infrastruktur. Das stellte das Unternehmen fest, weil etablierte Standards und ein effizientes Lifecyclemanagement fehlten, die IT-Betreuung daher zeitaufwendig und kostenintensiv war. Um die IT-Abteilung zu entlasten, einheitliche Gerätestandards einzuführen und Prozesse sowie den IT-Einkauf zu vereinfachen, lagerte das Unternehmen den gesamten IMAC-Prozess (Install, Move, Add, Change) aus.

Anforderungen einfach abbilden

„Wir suchten schon lange nach einer flexiblen Lösung, die uns bei unseren IT-Prozessen und -Einkäufen entlastet und individuell auf unsere Wünsche zugeschnitten ist“, verrät Alexander Immel, Bereichsleiter IT bei Luxhaus. Bereits seit drei Jahren vertraut Luxhaus bei IT-Fragen dem Systemhaus Cosh Consulting. Dessen Tochterfirma My Workplace ist auf die Implementierung von Workplace-as-a-Service-Lösungen (WaaS) spezialisiert und bietet ein individuell skalierbares Konzept für Mietmodelle sowie die Auslagerung und Vereinfachung von IT-Prozessen in mittelständischen Unternehmen und Konzernen.

Die neue WaaS-Lösung war schnell gesucht und gefunden: Mit ihr profitiert Luxhaus von einem intuitiven Web-Konfigurator mit Onlineshop-Funktionalität, der den kompletten IT-Lifecycle digitalisiert und mit standardisierten Migrationsprozessen vereinfacht. Die Plattform führt Einkauf, Verwaltung und Support zusammen. „Durch die Enterprise-Plattform muss ich kein internes Bestellwesen mehr betreiben“, erklärt Immel. „Auf der Plattform finde ich genau die Geräte, die zu unseren Anforderungen passen.“ Mit wenigen Klicks werden Komponenten wie PC, Bildschirm, Maus etc. ausgewählt und auf einem übersichtlichen Dashboard dargestellt.

Smartes Outsourcing als Lösung

So kann die IT-Abteilung alle Arbeitsplätze verwalten, dank umfassender Reporting- und Analysefunktionen Einsparpotenzial identifizieren und Downtime minimieren. „Die Experten unseres Anbieters haben sich viel Zeit genommen, um unsere Wünsche und Anforderungen aufzunehmen und uns in das Dashboard der Plattform ‚onzuboarden‘“, erklärt Alexander Immel. Das komplette Unternehmen werde nun mit den einzelnen Arbeitsplätzen, Abteilungen und Kostenstellen im Portal abgebildet. Das bringe ihm endlich einen einfachen Überblick und erspare, Lizenzverlängerungen oder Geräteerneuerungen im Blick haben zu müssen, so Immel weiter. Notwendige Verträge werden im Hintergrund abgeschlossen und neue Geräte innerhalb von 48 Stunden bereitgestellt.

Der Anbieter etablierte die Lösung mit mehreren Workshops. Experten analysierten die bestehenden IMAC-Prozesse und identifizierten Produktivitätsbremser, importierten sämtliche Daten in das Workplace-Enterprise-Portal und definierten gemeinsam mit Luxhaus die Warenkörbe. So entstand Schritt für Schritt ein auf die unternehmensspezifischen Anforderungen abgestimmtes Outsourcing-Konzept. Anschließend wurden die Prozesslogik und das Dashboard implementiert und die ersten Arbeitsplätze der Mitarbeiter im laufenden Betrieb ausgetauscht.

Rundum mehr Transparenz

Zentral war für Luxhaus auch die transparente Abbildung der Kosten: Neben der automatischen Aufschlüsselung auf verschiedene Kostenstellen konnten die Investitionskosten (Capex) auf direkte Aufwände (Opex) umgestellt werden. Vorteil des neuen IT-Systems: Als Mietmodell erfordert es keine Kapitalbindung.

Die Betreuung durch eine telefonische Support-Hotline, abschließende Ergebnismessungen und kontinuierliche Beratungsgespräche stellen die Qualität der Outsourcing-Lösung langfristig sicher. „Gemeinsam konnten wir unsere neue IT-Infrastruktur innerhalb von nur zwei Monaten umsetzen“, resümiert Alexander Immel.

Sogar Spitzenbelastungszeiten sind durch zusätzlichen IT-Support abgesichert. „Wir profitieren enorm von der Auslagerung unserer IT-Prozesse und dieser schnellen, skalierbaren und übersichtlichen WaaS-Lösung“, so Alexander Immel.